Modernisation de l'administration publique : 9 avantages de l'outil de gestion du parc informatique

25 Août 2022

©Cytonn Photography 

 

L’outil de la gestion du parc informatique est une solution proposée par le gouvernement comorien pour la  gestion et le suivi des immobilisations de l’Etat. Il va contrôler et gérer tous les équipements informatiques de l'Etat à l'usage de l’ensemble des responsables des directions des systèmes d’information (DSI) de l'administration publique. 

Cet outil  va répondre aux plusieurs problématiques constatées à la gestion des immobilisations  au sein des institutions publiques comme les pertes dues au vol ou aux dommages, l'usage des équipements obsolètes ou incompatibles, le manque de coordination entre les départements en raison de l'utilisation de systèmes différents, etc. 

La finalité est de disposer d’un outil d’aide à la décision au niveau de l’Etat permettant d’opérer des choix rationnels dans les investissements.

Voici 9 avantages cruciaux  de cet outil : 

1/ Un inventaire complet du parc informatique comorien

L'État comorien a besoin  de faire le point sur le nombre de ses actifs disséminés dans ses institutions publiques. Le but est notamment de mettre en place une traçabilité de tout son matériel informatique.

L'absence d'un inventaire précis a entraîné un certain nombre de problèmes, parmi eux :

- L'inefficacité causée par des équipements obsolètes ou incompatibles.

- Difficulté à évaluer la valeur réelle du parc informatique afin de prendre des décisions judicieuses sur la meilleure façon de l'utiliser.

Le nouvel outil de gestion du parc informatique promet de résoudre tous ces problèmes. L'outil permettra de créer un inventaire complet et précis de tous les ordinateurs utilisés par le gouvernement. Il permettra également aux responsables des directions des systèmes informatiques de suivre et de contrôler chaque équipement, en veillant à ce qu'il soit correctement entretenu et mis à jour. Il en résultera une efficacité accrue et une meilleure coordination entre les départements, ainsi que des économies sur les coûts de maintenance.

2/ De meilleures interactions entre les agents

Un autre des atouts clés de cet outil est la gestion des tickets. En d'autres termes, il va permettre à la cellule HelpDesk (en charge de l'assistance technique aux agents de la fonction publique) d'avoir le contrôle total de la communication multicanale des agents de l'administration publique.

Ainsi, cela va favoriser des interactions de bien meilleure qualité car toutes les communications par différents canaux (téléphone, email, réseaux sociaux) des agents de la fonction publique et des institutions convergeront vers un seul endroit : l'outil de gestion du parc informatique géré par les responsables des directions des systèmes d’information.

3/ Une gestion du parc informatique améliorée

L'outil va rendre beaucoup plus pratique et confortable la gestion du parc informatique de l'administration publique comorienne par le biais de la collecte et du traitement des diverses demandes qui se rapportent au parc informatique.

Il va notamment classer par ordre d'urgence les problèmes rencontrés par les agents de la fonction publique. Quant aux performances du matériel informatique, elles vont augmenter drastiquement grâce à son entretien régulier.

Pour ce qui est de la sécurisation des appareils et logiciels, elle n'est pas en reste grâce à un inventaire minutieux doublé d'attributions de QR Code à chaque actif pour prévenir toute velléité de vol.

4/ L'administration publique gérée automatiquement

Le gouvernement s'est également tourné vers cet outil car il permet d'inventorier tous les éléments actifs du réseau de l'administration publique sans aucune intervention humaine.

Routeurs, switchs , hubs, imprimantes, rien ne lui échappera.

De plus, cet outil est capable d'envoyer des alertes aux responsables des directions des  systèmes informatiques en cas de problème technique sur l'une des machines. Ces derniers pourront alors intervenir rapidement et résoudre le problème dans les meilleurs délais. Cela permettra d'éviter l'interruption du travail dans les institutions publiques et la baisse de productivité qui en découle.

5/ Une base de données actualisée de tous les actifs à portée de main

L'outil enverra à échéance régulière un rapport détaillé aux responsables des systèmes informatiques. Ce dernier aura alors à sa disposition une base de données de tous les biens de l'administration publique et d’une affiche sous forme d’un tableau de bord de tous les matériels et logiciels de l'État. Il pourra alors faire une évaluation de la situation et prendre des décisions en conséquence.

Il s'agit d'un avantage considérable car il permettra de connaître l'état de chaque machine et d'anticiper son remplacement à temps si nécessaire.

6/ Gestion des stocks en temps réel

L'outil permettra également de disposer d'un inventaire en temps réel de tous les biens de l'administration publique. Les gestionnaires des directions des systèmes d’information  des institutions publiques pourront ainsi savoir à tout moment les machines qui sont disponibles et celles qui ne le sont pas.

C'est un atout majeur car cela permettra aux institutions de savoir en temps réel quelles machines elles peuvent utiliser et celles qu'elles doivent remplacer.

7/ Une meilleure prise de décision

Cet outil aidera également les responsables des directions des systèmes informatiques à prendre de meilleures décisions. En effet, grâce aux rapports reçus, ils auront une meilleure vue d'ensemble de la situation et seront en mesure de prendre des décisions plus éclairées. Ainsi, les DSI pourront prendre des décisions plus conformes aux besoins de l'administration publique.

8/ Une gestion des ressources judicieuse

Les responsables des DSI  pourront aussi mieux gérer leurs ressources. Grâce aux rapports qu'ils reçoivent, ils seront en mesure d'identifier les actifs qui sont davantage utilisés et ceux qui ne le sont pas. En conséquence, les responsables des DSI  seront en mesure d'allouer leurs ressources plus efficacement et de s'assurer que tous les actifs sont utilisés au maximum de leur potentiel.

9/ Une réduction des coûts en prime

Cette solution sera également bien utile pour aider le gouvernement à réduire ses coûts. Avec l'outil on peut identifier un élément actif non  dans une institution donnée et  le transférer vers une autre institution au lieu de l'acheter.  Autrement dit, le gouvernement sera en mesure d'économiser de l'argent en utilisant ses ressources plus efficacement.

 

Pour rappel, cet outil s’inscrit dans le programme Mungagno initié par l’Agence Nationale de Développement du Numérique (ANADEN) qui  est  le programme portant le développement de l'administration publique à travers une feuille de route. L'objectif est d’avoir une administration moderne et sécurisée d’ici 2028 en Union des Comores.

Cinq institutions publiques  vont tester l’outil lors de cette phase pilote du projet dans un  premier temps et par la suite l’ANADEN va le déployer progressivement sur l’ensemble des administrations restantes.

L’ outil de gestion du parc informatique de l'administration publique comorienne n'a désormais plus aucun secret pour vous. Si ce n'est son nom. Dans un souci de faire participer et d'impliquer tous les citoyens au processus de transformation digitale que vit aujourd'hui notre pays, nous souhaitons que vous apportiez votre pierre à cet édifice.

Plus concrètement, si vous deviez donner un nom à ce futur outil de gestion de parc informatique de l'administration comorienne, quel serait-il ?

 

Dites-le nous tout de suite en commentaire…